ISM eCompany neemt graag de details van deze uitbreiding op de communicatiewetgeving met u door en ondersteunt u bij het op de juiste manier behandelen van uw zakelijke berichtgeving.

Met ingang van 1 oktober stelt een speciaal team van de OPTA (Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit) naar aanleiding van klachten over zakelijke spam een onderzoek in. Afhankelijk van dit onderzoek legt de OPTA een boete op of spreekt een berisping uit op grond van artikel 15.1 van de Telecommunicatiewet. Daarnaast kunt u op een zwarte lijst van afzenders terechtkomen en worden uw toekomstige e-mails geblokkeerd.

Door deze wetgeving wordt iedereen die een mailbestand met zakelijke adressen heeft, gedwongen te kijken of alle adressen via een expliciete opt-in zijn verkregen. Opt-in wil zeggen dat de mensen achter uw adressen zonder twijfel toestemming aan u hebben gegeven hen berichten te sturen. De toestemming moet bovendien verleend zijn door een actieve handeling van de ontvanger.

Een abonnee heeft hierbij uitdrukkelijk en geïnformeerd toestemming gegeven voor de ontvangst van bepaalde berichten. De abonnee heeft zelf een kruisje op een webformulier moeten zetten of 'ja' moeten invullen en is volledig op de hoogte waar hij 'ja' tegen zegt. Een adressenbestand geldt vervolgens alleen als alle natuurlijke personen vooraf toestemming hebben gegeven. Zo niet, dan is het gebruik van het e-mailbestand in strijd met de Telecommunicatiewet. Naast het feit dat B2B-klanten toestemming moeten geven, moeten de berichten een afmeldmogelijkheid bieden en duidelijk de afzender noemen.

Het is dus belangrijk uw huidige bestand persoonlijke toestemming te vragen. Hierbij is echter een duidelijke schifting te maken tussen bestaande klanten en nieuwe klanten. U mag namelijk nog wel ongevraagd commerciële, ideële en charitatieve e-mails sturen naar uw bestaande klanten.

Ook hieraan zijn echter eisen gesteld. Zo moeten de contactgegevens zijn voorgekomen uit een transactie(verkoop). Een offerte of informatieaanvraag gelden niet als transactie. De e-mailberichten moeten betrekking hebben op gelijksoortige producten/diensten als de klant heeft afgenomen. De toestemming geldt alleen voor het betreffende e-mailadres en niet voor andere personen binnen dezelfde organisatie.

U kunt op verschillende manieren toestemming vragen aan nieuwe klanten:
Opt-in: de ontvanger schrijft zich in.
Confirmed opt-in: de ontvanger schrijft zich in en ontvangt een bevestiging dat hij/zij is ingeschreven (met daarbij de mogelijkheid zich uit te schrijven).
Dubbel opt-in: de ontvanger schrijft zich in, ontvangt een bevestiging met een verzoek de inschrijving nogmaals te bevestigen. Dit is de meest zekere methode, waarbij het nadeel bestaat, dat inschrijvingen verloren gaan als de inschrijver vergeet te bevestigen.

De belangrijkste punten op een rij:
• Natuurlijke personen moeten u vooraf expliciet toestemming geven voor de verzending.
• Of abonnees hebben een bestaande klantrelatie op basis van een eerdere verkoop.
• Het e-mailbericht bevat de werkelijke identiteit van degene namens wie de e-mail is verzonden.
• Het e-mailbericht bevat een geldig postadres of e-mailadres waar zij zich kunnen afmelden.
• De mogelijkheid uit te schrijven moet altijd aanwezig zijn en deze procedure moet eenvoudig zijn (geen invulformulier).