Verhoog je webwinkelomzet met deze e-mailmarketingtips (7)

De definitie van spam is ook wel unsolicited bulk e-mail (UBE), ofwel: MMS, SMS, Fax en e-mail berichten die in grote hoeveelheden ongevraagd worden verzonden. In 2004 is de telecommunnicatiewet aangepast om spam te bestrijden. Ongevraagd houdt overigens in dat de ontvanger van een bericht vooraf niet expliciet toestemming heeft gegeven voor ontvangst van de e-mail. Met “grote hoeveelheden” bedoel ik het versturen van unieke berichten aan grote aantallen geadresseerden. Een mailing is spam als aan beide criteria wordt voldaan. Met deze tien tips kom je door de spamfilters heen.

1. Maak gebruik van een opt-in adressenbestand

Opt-in betekent dat de ontvanger vooraf expliciet toestemming geeft om een e-mailing van een bepaalde organisatie te ontvangen. Dit kan zijn door aanmelding voor de nieuwsbrief op de webshop of het achterlaten van gegevens op een formulier tijdens een beurs. Het is overigens toegestaan om bestaande klanten informatie per e-mail te sturen, maar zorg er wel voor dat de klant zich ten allen tijde kan afmelden voor de nieuwsbrief.

2. Wees niet bang voor afmeldingen

Indien er onzekerheid is over het feit of een e-mailbestand opt-in is, kan er altijd navraag gedaan worden bij de ontvanger. Zorg dat je bij een volgende e-mailcampagne de nadruk legt op afmeldmogelijkheid van de nieuwsbrief. Hierbij kan er worden aangegeven dat de wetgeving omtrent opt-in e-mailadressen is aangescherpt en dat men zich kan afmelden indien gewenst. Hierdoor filter je de klanten met weinig interesse direct uit je database en heb je zowel een verrijking van opt-in adressen als een verrijking op basis van de doelgroep (hogere kwaliteit van de gegevens in de database).

Afbeelding: voorbeeld van e-mailing voor verkrijgen van opt-in adressen

Verder is het van belang om de afmeldknop duidelijk in beeld te hebben. Hierdoor voorkom je dat de ontvanger van de mail op de spamknop klikt in plaats van op de afmeldlink. Indien een ontvanger op de spamknop klikt werkt dit door op de gehele mailserver en gaat dit ten koste van de kwaliteit van aflevering bij overige geadresseerden.

3. Laat de ontvanger jouw e-mailadres toevoegen aan zijn of haar adresboek

Voordat een e-mail in de inbox van de ontvanger staat, wordt deze gecontroleerd door de spamfilter. Spamfilters kennen strafpunten toe wanneer het een vorm van spam herkent. De spamfilter kijkt ook naar de aanhef van de verzonden e-mail. Dit houdt in dat er gekeken wordt naar velden “Van”, “Aan” en “Onderwerp”. Wanneer het afzendadres voorkomt in het adresboek van de ontvanger is de kans vele malen groter dat de spamfilter de mail direct doorlaat.

 
Afbeelding: voorbeeld van e-mailing waarbij gevraagd wordt het afzendadres toe te voegen aan de veilige afzenders

Het beste moment om de ontvanger te vragen het afzendadres toe te voegen aan de adreslijst is direct bij aanmelding, de ontvanger heeft jouw organisatie dan “top-of-mind” en zal sneller geneigd zijn het afzendadres toe te voegen.

4. Zorg voor een bestaand afzendadres

De spamfilter van de ontvanger controleert bij de aanhef “Van” of het afzendadres ook daadwerkelijk bestaat. Indien het spamfilter ziet dat er geen mailbox gekoppeld is aan het afzendadres zal het filter spampunten toewijzen aan de mail. Zorg dus altijd voor een bestaande mailbox. Beheer deze ook vanwege eventuele vragen of klachten van de ontvanger.

5. Vermijd specifieke woorden in het onderwerp van uw mailing

Naast de aanhef “Van” controleren spamfilters ook het gedeelte “Onderwerp”. Hierin controleren de spamfilters op specifieke woorden. Gebruik in elk geval niet de onderstaande woorden in de onderwerpsregel:

• Engelse termen als: free, download, loan, money, limited (etc.)
• Nederlandstalige termen als: gratis, goedkoop, karting (etc.)
• Uitroeptekens, dollartekens, eurotekens
• Lange onderwerpregels, zorg voor ongeveer 45 karakters
• Hyperlinks
• Overmatig gebruik van hoofdletters

6. Opmaak en content van de e-mail

Een groot gedeelte van de spamfilters controleert voor aflevering de e-mail ook op content en opmaak. Hoe meer fouten er in de e-mail staan met betrekking tot content en techniek, hoe groter de kans is dat de e-mail niet wordt afgeleverd.

Voorkom:

• Onduidelijke en overbodige HTML-code
• Javascript
• Flash
• Te grote afbeeldingen waardoor de mailing te ‘zwaar’ wordt
• Zware bijlagen
• Het schrijven van content in HOOFDLETTERS

Doen:

• Laat het e-mailtemplate bouwen door een expert en controleer de opbouw van de e-mail met bijvoorbeeld de W3C Validator
• Extra bijlages, overzichten beschikbaar stellen via een hyperlink in de e-mail. Zorg dat deze informatie in de webshop te vinden is en plaats deze niet direct in de betreffende e-mail
• Zorg dat de mailing 800 pixels breed is en niet te lang wordt. Dit zijn de meest gangbare formaten voor alle mailbrowsers
• Test de e-mail voor verzending altijd in verschillende e-mailbrowsers
• Haal de mailing door een spamchecker heen (veel softwarepakketten hebben dit standaard tot de beschikking)

7. Gebruik je eigen IP-adres

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een extern e-mailpakket (zoals Copernica) dan deel je waarschijnlijk hetzelfde IP-adres met andere partijen. Zorg dat je een eigen IP-adres krijgt toegekend zodat je niet op een blacklist komt doordat andere partijen de spamregels niet goed naleven.

8. Gebruik een eigen domeinnaam voor terugkoppelingen

Bij e-mailings worden afbeeldingen pas weergegeven wanneer de ontvanger deze opvraagt. De afbeeldingen worden op dat moment opgevraagd bij de verzender. Ook het registreren van bijvoorbeeld fouten, impressies en kliks op de e-mail worden teruggekoppeld naar de verzender. Voor aflevering van de e-mail controleert de spamfilter naar welk domein wordt terugverwezen. Als je gebruik maakt van een extern softwarepakket zal de terugkoppeling op dat domein staan, want daar staat de afbeelding ingesteld. Het spamfilter ziet dat het afzendadres van de e-mail (info@eigenbedrijf.nl) een ander domein heeft dan waar de afbeeldingen worden opgehaald. Dit verhoogt de kans op spampunten.

Je kunt dit  voorkomen door het domein van de terugkoppeling aan te laten passen. Plaats je eigen domein tussen de externe partij en de e-mailontvanger. Zodoende zorg je ervoor dat de spamfilter van de ontvanger twee dezelfde domeinen ziet.

Het is van belang dat beide kanten van de terugkoppeling goed staan ingericht. Het eigen domein geldt in dit geval dus als een doorgeefluik. Indien de terugkoppeling niet goed wordt ingericht bestaat de kans dat afbeeldingen niet worden ingeladen en worden de statistieken van de verzonden e-mail niet teruggekoppeld.

9. Grote verzendingen spreiden over langere periode

Spam wordt herkend door het verzenden van unieke e-mailings in grote hoeveelheden. Als een nieuwsbriefontvanger een groot aantal e-mails tegelijk ontvangt, dan is het direct duidelijk dat het gaat om een bulkmailing. Bij de spamfilters gaan er dan alarmbellen rinkelen.

Daarnaast kan een server die veel e-mails tegelijk ontvangt overbelast raken. Hierdoor bestaat het risico dat de volledige mailing verloren gaat. Je voorkomt deze risico's het verspreiden van de verzending over een langere periode. Of maak segmenten aan en verstuur verschillende segmenten op verschillende tijstippen.

10. Een up-to-date adresbestand

Het is van groot belang om het adressenbestand goed up-to-date te houden. Hoe meer informatie over de ontvanger hoe gerichter er gemaild kan worden. Daarnaast is het ook van belang om ontvangers te filteren die veranderen van e-mailadres, baan, of het interesse in een product verliezen.  Onderstaand een overzicht hoe je je adressenbestand up-to-date kan houden:

Foutmelding
Indien een ontvanger een nieuw e-mailadres heeft ontvang je een foutmelding na het verzenden van de e-mail. Een spamfilter controleert het aantal foutieve terugkoppelingen. Indien dit hoog is zal het filter de conclusie trekken dat er met een “oud” of “vervuild” adressenbestand wordt gewerkt (net zoals spammers) en heeft dit dus invloed op de afleverkwaliteit bij de overige ontvangers.

Zorg er dus voor dat alle foutmelding worden opgevangen. Zodat bij een volgende mailing deze foutmelding niet nog eens wordt terugekoppeld. Er wordt ook een verschil gemaakt tussen een “hard bounce” foutmelding die iedere keer optreedt en een “soft bounce” foutmelding die opnieuw kan optreden. Stel voor jezelf een vuistregel in voor de softbounce, waarbij je aangeeft dat na een 3de softbounce het e-mailadres niet meer wordt benaderd, of wordt verwijdert uit het adressenbestand.

Auto reply
 Ontvangers die op vakantie zijn of part-time werken hebben vaak een out-of-office ingesteld om de verzender op de hoogte te brengen van de afwezigheid. Voor de verzender van de e-mail is dit geen probleem omdat de mail later altijd nog gelezen kan worden. Daarintegen moet de out-of-office wel kunnen worden teruggezonden naar de verzender. Zorg dus voor een bestaand reply adres. Indien het namelijk zo is dat in de out-of-office staat aangegeven dat de persoon niet meer werkzaam is binnen een bedrijf, dan kan dit e-mailadres verwijdert worden uit het adressenbestand. Bovenstaand is ook een manier om het adressenbestand schoon te houden.

Afmelding
Controleer voor verzending van de e-mailing dat de afmeldknop ook daadwerkelijk werkt en dat de vervolgactie erop ook goed is ingeschakeld. Ontvangers die hebben aangegeven geen e-mail meer te willen ontvangen en een aantal weken later toch opnieuw een e-mail in de inbox ontvangen, kunnen hierdoor geïrriteerd raken. Ook hiervoor is een bestaand reply adres van belang. Ontvangers grijpen vaak terug naar dat e-mailadres om aan te geven dat ze geen e-mail wensen te ontvangen. Met een werkend reply adres voorkom je ook dat men, bij niet werken van de afmeldlink en reply adres, uiteindelijk op de spam klachten knop van de mailserver klikken.