Wat is een PIM-systeem?

Is een PIM-systeem dan een ERP-systeem?

Als ik klanten uitleg wat een PIM-systeem is, zeggen ze vaak: “Dit kunnen wij ook in ons ERP-systeem.” Veel organisaties gebruiken dan ook hun ERP-systeem voor het beheren van productinformatie. Vervolgens blijkt na verloop van tijd dat hun ERP-systeem niet over de benodigde functionaliteiten beschikt voor het optimaliseren van het productinformatiemanagementproces. Als je bijvoorbeeld gedetailleerde productinformatie in verschillende talen wil beheren op een centrale plek, dan moet je vaak behoorlijke kosten maken om dit mogelijk te maken binnen het ERP-systeem. Door al dit soort aanpassingen laat de stabiliteit van het ERP-systeem vervolgens te wensen over. Zo wordt je ERP-systeem op termijn een obstakel in de groei van de organisatie.

Een PIM-systeem is flexibel en specifiek gemaakt voor het beheren van gedetailleerde productinformatie in bijvoorbeeld verschillende talen. Een PIM-systeem biedt geavanceerde functionaliteiten voor het optimaliseren van het werkproces voor productinformatiemanagement, welke een ERP-systeem niet standaard biedt. Daarnaast stuur je met een PIM-systeem via koppelingen automatisch productinformatie naar bijvoorbeeld je Magento-webshop, naar marketplaces (zoals Amazon, Bol.com en Google Shopping), of naar je POS-systeem in je fysieke winkels (zie afbeelding 1). Ook voor drukwerk van fysieke magazines heb je eenvoudig alle informatie direct bij de hand. Een ERP-systeem is dus geen PIM-systeem. Sterker nog, volgens Forrester verliezen organisaties die geen PIM-systeem hebben concurrentievoordeel omdat ze niet efficiënt hun content managen. 

Afbeelding 1: een PIM-systeem sluit je eenvoudig aan op verschillende databronnen en kanalen

Wat zijn de voordelen van een PIM-systeem?

Met een PIM-systeem verzamel, manage en verrijk je alle productinformatie op één plek.

Dit is wat je met een PIM-systeem zoals Akeneo kan doen:

• Centraliseer je productinformatie
• Monitor de voortgang van het invoeren van productinformatie
• Verspreid productinformatie naar je webshop, verschillende marktplaatsen en andere kanalen
• Plaats afbeeldingen, documenten (PDF’s) en video’s bij de productinformatie
• Configureer eenvoudig productexports
• Manage relaties tussen producten en categorieën
• Importeer data van partners, Excel en andere databronnen
• Definieer de rechten en rollen binnen uw organisatie
• Creëer projecten met individuele deadlines

Het voordeel:

• Alle productinformatie sla je op consistente wijze op
• Je hebt continu inzicht in de voortgang van je productcatalogus
• Pas op elk kanaal geautomatiseerd af welke content je plaatst. Alle content is voorhanden, zodat je elk kanaal eenvoudig kan voorzien van rijke media (denk aan meerdere afbeeldingen en video’s)
• Je voorkomt fouten in productinformatie op verschillende kanalen en talen
• Je voorkomt dubbele creatie en invoer van productinformatie
• Verminder overhead. Je voorkomt dat medewerkers wanhopig zoeken naar productinformatie
• Verhoog cross- en upsell doordat relaties tussen producten en categorieën bekend zijn. Denk aan het tonen van een bijpassend jasje bij een overhemd in je webshop of magazine
• Het is toegankelijk voor alle betrokkenen. Zelfs je partners kun je een bepaalde mate van toegang verlenen zodat ze altijd de juiste informatie binnen handbereik hebben
• Niet continu productexports maken voor het distribueren van productinformatie naar de gewenste interne en externe kanalen
• Altijd up-to-date productinformatie beschikbaar
• Altijd productinformatie dat compleet is
• Sluit een vertaalbureau aan die je helpt bij het vertalen van productinformatie en die de geschreven teksten opslaat in het PIM-systeem zonder dat je direct toegang verleent
• Snellere marktintroductietijd van nieuwe producten
• Lagere retourpercentage omdat klanten op elk kanaal goed zijn geïnformeerd over de producten

Deze medewerkers hebben profijt van een PIM-systeem:

• Ze hoeven niet continu te onderzoeken wat het product is. Bij elke uiting kunnen ze een consistente en unieke omnichannel-klantbeleving realiseren
• E-commercemanagers. Ze hebben kwalitatieve productinformatie nodig voor het maximaliseren van de verkoop en het minimaliseren van het retourpercentage
• Sales. Voor voorstellen hebben ze accurate productinformatie nodig

Als je continu kwalitatieve en de juiste productinformatie communiceert, dan kunnen je consumenten ook op je vertrouwen. Ze weten immers dat de productinformatie klopt en dus kunnen

Welke informatie sla je op in een PIM-systeem?

Er zijn drie categorieën informatie die je verwerkt in een PIM-systeem:

• Technische data. Denk aan de titel, de SKU, het materiaal, de maat, de lengte of het gewicht van een product
• Denk aan handleidingen
• Denk aan video’s, afbeeldingen en dergelijke

Wanneer heb je een PIM-systeem nodig?

Er zijn veel signalen die aangeven dat je organisatie toe is aan een PIM-systeem, maar ik noem de vier belangrijkste.

Het eerste signaal is iets wat een PIM-systeem in essentie oplost, namelijk als je merkt dat productinformatie versplinterd bij verschillende afdelingen in de gehele organisatie te vinden is. Denk aan inkoopmedewerkers die inkoopnummers verwerken in een ERP-systeem. Sales heeft dezelfde informatie nodig voor het maken van voorstellen en vraagt daarom via e-mail bij inkoop de inkoopnummers op. Sales heeft ook productomschrijvingen nodig die marketing bewaart in verschillende Excel-bestanden.

Een tweede signaal dat je baat hebt aan een PIM-systeem is wanneer je medewerkers niet altijd zeker zijn of ze de meest recente versie van de productinformatie gebruiken. Vaak zien we bij klanten dat medewerkers Excel-sheets met productinformatie naar elkaar sturen. Maar als een collega een Excel-bestand update, dan zijn er verschillende versies in omloop waardoor snel onjuiste informatie wordt gebruikt.

Een derde signaal is als klanten regelmatig iets anders bezorgd krijgen dan wat ze verwachten. Denk aan een SKU bij een verkeerde productomschrijving. Ergens in het PIM-proces is de fout wellicht ontdekt en hersteld, maar doordat er nog foute versies circuleerden bij verschillende afdelingen is in de webshop toch de verkeerde SKU gekoppeld aan een product en productinformatie. Daardoor krijgen klanten iets geheel anders dan verwacht.

Een vierde signaal is dat productinformatie in verschillende bestandstype wordt opgeslagen. Denk aan Excel en ERP-systeem. Maar denk ook aan verschillende benamingen. Zo kan een medewerker naar een tijdje onderzoek erachter komen dat de ISBN en SKU van hetzelfde product zijn. Zonde van zijn tijd!

Welk PIM-systeem past bij mijn organisatie?

Het hebben van een PIM-systeem is razend populair. Logisch als je bedenkt dat klanten accurate en rijke productinformatie verwachten. Door de populariteit zijn er verschillende PIM-systemen zodat er altijd wel iets bij je organisatie past.
Een PIM-systeem waar we zelf partner van zijn is Akeneo. Dit PIM-systeem is gebruiksvriendelijk, kun je volledig aanpassen op het eigen productinformatieproces (of juist gebruikmaken van de standaard richtlijnen), heeft een koppeling met Magento (ze zijn zelfs partners) en je kunt eenvoudig productinformatie verspreiden via verschillende kanalen. Er is een Enterprise-versie en een gratis versie (afbeelding 2), dus het is voor vrijwel elke retailer, merkfabrikant en groothandel geschikt.

Daarnaast zul je ook veel lezen over InRiver. Met InRiver heb je toegang tot alle online-only informatie. Denk aan productbeoordelingen van klanten die je kunt gebruiken op andere locaties. Andere bekende PIM-systemen zijn PIMcore en SAP Hybris.

Afbeelding 2: PIM Enterprise en gratis versie

PIM-systeem implementeren klinkt als veel werk. Waar begin je?

Het verzamelen en structureren van al deze verdeelde productinformatie wordt veelal gezien als een grote uitdaging. In de realiteit komt dit voornamelijk neer op het stellen van de juiste vragen. Begin met: hoe zorg ik ervoor dat ik de juiste informatie verzamel en hoe centraliseer ik deze data? Analyseer vervolgens wie de kerngebruikers van het PIM-systeem worden. Vorm vervolgens een werkgroep met daarin afgevaardigden van elke afdeling voor het bepalen van de benodigde productkenmerken zoals een titel, omschrijving, inkoopnummer en kleur. Nadat de benodigde productkenmerken zijn vastgesteld, kun je een PIM-systeem inzetten om een single source of truth te creëren!

Denk wel vooraf goed na over de structuur van je PIM-systeem. De structuur bepaalt mede hoe goed je medewerkers het PIM-systeem gebruiken en dus het succes van de implementatie en PIM. Meer weten? Bekijk in deze video 5 redenen voor het implementeren van een PIM-systeem.