Een Request for Proposal opstellen: 7 tips voor webshops

Tip #1: introduceer je eigen organisatie

In een goede RFP vraag je niet alleen gegevens van leveranciers, maar deel je ook informatie. Introduceer je eigen bedrijf; waar staan jullie voor? Welke diensten leveren jullie en waarom zijn deze relevant voor de consument? Wie is de consument? Misschien heeft een leverancier ervaring met deze doelgroep en kunnen ze hier hun unieke inzichten over vertellen. Schroom ook niet om eigen inzichten met betrekking tot de doelgroep te delen.

Daarnaast is het belangrijk om focus te leggen op de reden waarom jullie naar een nieuwe oplossing zoeken. Ben je op zoek naar een nieuw e-commerceplatform? Vermeld dan wat er niet functioneert aan het huidige platform.

Door te focussen op de probleemstelling geef je leveranciers de kans om oplossingen aan te dragen waar je zelf nog niet aan gedacht hebt. Een recept voor positieve verrassingen.Tevens zorg je ervoor dat de leveranciers je business en doelgroep echt leren kennen, want alleen dan kan een leverancier een passend projectvoorstel maken. Hiermee voorkom je dus ook dat je voorstellen ontvangt die totaal niet aansluiten op je wensen en de bedrijfscultuur.

Tip: download onze Request for Proposal-template. Het enige wat u hoeft te doen is de benodigde informatie in te vullen en dan opsturen naar uw mogelijke partners

Tip #2: stel kwantitatieve doelen voor het project

Voor jouw organisatie is het duidelijk: het huidige platform voldoet niet meer. Er moet een nieuwe komen. Maar weet je al wat je wilt bereiken met het nieuwe e-commerceplatform? Wil je de online omzet verhogen, een platform dat beter aansluit op jullie merkbeleving, of wil je sturen op meer bezoekers naar de fysieke winkel? Kortom: bepaal wanneer het nieuwe platform een succes is. Zorg dat je duidelijke KPI’s opstelt met een vooraf gedefinieerde tijdlijn.

Door je doelstellingen vooraf te communiceren kunnen leveranciers met je meedenken in hoe ze deze doelstellingen voor je kunnen realiseren. Wellicht helpt de veelgebruikte SMART-methode hierbij.

Tip #3: communiceer de projectscope, tijdlijn en budget

Tijdlijn

Zorg voor een duidelijke omschrijving van de projectscope en de gewenste tijdlijn.
Vaak zien wij dat de tijdlijn duidelijk gecommuniceerd wordt - zeker wanneer de livegang voorafgaand aan of juist na het hoogseizoen moet plaatsvinden. Aan het uitwerken van projectscopes wordt vaak onterecht minder tijd besteed.

Projectscope

Neem in je RFP altijd de tijd om de projectscope goed te definiëren. Is het bijvoorbeeld wenselijk dat de leverancier ook de designs ontwerpt, of gebeurt dit elders? Misschien zijn er zelfs al designs gemaakt? Let op dat bijvoorbeeld een designer een ander beeld heeft van een storelocator, dan een technisch consultant. Voorbeelden zijn daarom altijd een handig hulpmiddel. Je kunt het ook nog mondeling toelichten.

Budget

Daarnaast is het belangrijk om vooraf de budgetten te definiëren. Dit is een onderdeel wat veel opdrachtgevers in een RFP liever vermijden. Want waarom zou je immers al je onderhandelingsruimte weggeven in je RFP? Wellicht heb je zelfs helemaal geen idee hoeveel de investering voor een nieuw e-commerceplatform bedraagt. Let wel: ondanks het feit dat er voorbeelden worden gegeven is het nooit mogelijk om een concrete offerte te maken. Dat is onder andere omdat er veel afhankelijkheden zijn die eerst in een analysefase moeten worden besproken.

Communiceer je budgetten dus vooraf en daag leveranciers uit om een voorstel te presenteren waarin de doelstellingen op realistische wijze worden behaald. Dit geeft leveranciers ook de vrijheid om af te zien van deelname, omdat ze voorzien dat ze je projectscope niet binnen budget kunnen realiseren. Anderzijds voorkom je ook dat je organisatie waardevolle tijd kwijtraakt aan het overwegen van voorstellen die niet realistisch zijn. Mocht je je tóch zorgen maken dat je je onderhandelingsruimte weggeeft, communiceer dan een budget range. Overigens komen bij een nieuwe e-commerceplatform veel afhankelijkheden kijken. Daarom vindt er in een later stadium altijd een analysefase plaats waarin een offerte concreet kan worden gemaakt.

Tip #4: wees duidelijk over de functionele en technische eisen

Definieer vooraf de gewenste functionaliteiten van het platform. Een handig hulpmiddel hierbij is het MoSCoW-model. Verdeel je functionaliteiten waar mogelijk onder in vier categorieën: must haves, should haves, could haves en would haves.

De must haves zijn de minimale eisen waar een nieuw e-commerceplatform aan moet voldoen. Een project dat niet voldoet aan de must-haves is niet geslaagd. Should haves zijn requirements die belangrijk zijn voor je nieuwe oplossing, maar een gradatie minder belangrijk dan een must have. Could haves zijn wensen die je graag wilt, maar zonder is je e-commerceplatform nog steeds prima. Would haves zijn eisen die je alleen wil laten ontwikkelen als er nog tijd over is.

Compatibiliteitseisen

Definieer daarnaast met welke systemen of derde partijen een koppeling noodzakelijk is en hoe deze informatiestromen lopen. Voeg waar mogelijk een IT-architectuurschets toe voor verduidelijking van je situatie. Hiermee zorg je voor een zo concreet mogelijke inschatting vanuit de leverancier, wat jou weer helpt een goede keuze te maken.

Laat ruimte over voor op- of aanmerkingen vanuit de leverancier. Wellicht heeft de leverancier ervaring met derde partijen, of is ze bekend met functionaliteiten die perfect aansluiten op je business case waar je zelf nog niet aan gedacht had. Daarnaast kan een partner meedenken over de fasering van functionaliteiten en bijbehorende investeringen.

Tip #5: beschrijf wat belangrijk is in een samenwerking

Door het uitschrijven van een RFP kom je meer te weten over hoe een leverancier jouw project zal aanpakken en welke investeringen daarbij worden verwacht. Zodoende ontdek je dus of een leverancier echt bij jouw organisatie past. Wellicht waardeer je juist onderdelen in een samenwerking die bepaalde leveranciers niet kunnen bieden, of focust de projectaanpak van sommige leveranciers zich op zaken die niet belangrijk zijn voor jouw organisatie.

Vraag jezelf dus vroegtijdig af wat je precies verwacht van een partner en wat je waardeert in een samenwerking. Zoek je een partner waar je wekelijks bij naar binnen loopt voor een goede kop koffie, of juist een partner die net als jouw bedrijf ook sociaal ondernemend is? Door hier de ideale partner of samenwerking te beschrijven ontvang je informatie die relevant is voor jouw bedrijf in plaats van een standaard projectaanpak.

Tip #6: geef voorbeelden

Vaak is de ideale oplossing gebaseerd op basis van andere webshops. Door omschreven wensen ook te visualiseren help je leveranciers bij het begrijpen wat je wilt bereiken. Toon dus voorbeelden die jou inspireren en geef aan waarom deze je inspireren.

Tip #7: vraag leveranciers het hemd van het lijf

Een partnership is net als een huwelijk – zorg dus dat je de leverancier echt goed kent voor je een samenwerking aangaat. Een goed huwelijk betekent geven en nemen. Hiervoor heb ik het belang aangegeven van het geven van goede informatie over je eigen organisatie, maar dat betekent dat jij ook vragen moet stellen over de leverancier. Welke ervaring heeft de leverancier? Wie zijn je contactpersonen tijdens het project en hoe is de organisatie verder ingericht? Wat is de development-capaciteit van de leverancier en kan de partner gemakkelijk op- of afschalen? Wees hierin vooral niet te voorzichtig, en vraag een leverancier gerust het hemd van het lijf. 

Geef ook leveranciers de ruimte om jou de hemd van het lijf te vragen. Soms is verduidelijking essentieel en kunnen ze daardoor betere inschattingen maken. Doe dit niet alleen op papier, maar ook door hen de ruimte te geven om hun beantwoordingen mondeling toe te lichten.

De zeven tips geven je alle essentiële elementen die je moet opnemen in je RFP. Het lijkt me misschien veel, maar door een goede voorbereiding en RFP krijg je de meest bruikbare antwoorden die je kunt gebruiken voor het selectieproces. Oftewel, hoe beter de RFP, hoe beter de antwoorden! Om het je nog iets eenvoudiger te maken, kun je ook ons template voor het opstellen voor RFP's downloaden.