Wat is een ordermanagementsysteem (OMS)?

Onsmibare onderdelen van een ordermanagementsysteem

De inrichting van een ordermanagementsysteem is afhankelijk van de behoefte van jouw organisatie. Onderdelen die vaak terugkomen in een ordermanagementsysteem zijn:

• Voorraadstatus
• Magazijnbeheer en locaties
• Prijslijsten
• Klantgegevens
• Orderpicking, verpakking en verzending
• Retouren

Een ordermanagementsysteem is vaak volledig geïntegreerd met diverse externe systemen, zoals e-commercewebsites, marktplaatsen, logistieke partijen en een ERP-systeem. Afbeelding 1 toont een schematische weergave van de onderdelen en integraties van een ordermanagementsysteem.

Afbeelding 1: schematische weergave van een ordermanagementsysteem (OMS)

Welke voordelen brengt een ordermanagementsysteem met zich mee?

• Minder (menselijke) fouten door zoveel mogelijk stappen in het proces te automatiseren;
• Efficiënte en effectieve verdeling van de orders, zodat deze zo snel mogelijk uitgeleverd kunnen worden;
• Eén duidelijk en overzichtelijke systeem waarin de medewerkers alle zaken omtrent de order kunnen afhandelen zonder de informatie uit meerdere systemen te moeten verzamelen;
• De complete winkelvoorraad is ook online beschikbaar.

Het ordermanagementsysteem in de praktijk

Speciaal voor SHUZ ontwikkelden wij een op maat gemaakt ordermanagementsysteem:

SHUZ is een organisatie met 17 fysieke locaties en een webshop. Alle orders die online geplaatst worden, worden door één of meerdere fysieke locaties uitgeleverd. Welk filiaal de order of een deel hiervan uitlevert, hangt onder andere af van de beschikbare voorraad en of de consument de order thuisbezorgd wilt krijgen of in de winkel komt afhalen.

In het ordermanagementsysteem heeft elk filiaal een eigen account waarin zij de orders kunnen inzien die door hen uitgeleverd moeten worden. Bij het verwerken van de order kunnen zij eenvoudig de te verzenden producten scannen en eventueel aangeven dat één van de producten niet verzonden kan worden, doordat deze bijvoorbeeld beschadigd blijkt te zijn.

Zodra alle producten in de order verwerkt zijn, word de order aangemeld bij PostNL en kan de filiaalmedewerker de verzendlabels printen en op de doos plakken zodat deze aan het eind van de dag door PostNL opgehaald kan worden. Ondertussen krijgt de consument een e-mail dat de producten zijn ingepakt en onderweg zijn. Uiteraard met een track & trace link.

Mocht de consument de order willen ophalen in één van de filialen, worden er (indien nodig) interne zendingen aangemaakt, zodat de complete order op de gekozen locatie opgehaald kan worden. Ook hier wordt de consument continu op de hoogte gehouden over de status van z'n order.

Wanneer het filiaal aangeeft dat één van de producten niet uitgeleverd kan worden, controleert het systeem of er een ander filiaal is dat het product nog op voorraad heeft. Dit proces wordt net zolang herhaald totdat het product is uitgeleverd of blijkt dat het product nergens op voorraad is. In dat geval wordt er een retour aangemaakt en krijgt de consument het geld terug.

Mocht de consument een product retour sturen, hoeft een filiaalmedewerker slechts de order en het geretourneerde product te scannen om hiervoor een retourmelding aan te maken, zodat de consument z'n geld terug krijgt.

Op elk moment in het proces wordt het gekoppelde ERP-systeem voorzien van een update, zodat in alle gevallen de ordergegevens en voorraadstanden up-to-date zijn.

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws. Van de nieuwste trends en onderzoeken tot blogs, evenementen en webinars.